a menudo escuchamos "es que está mal administrado el negocio" que significa un proceso administrativo? te lo explico

 

PROCESO ADMINISTRATIVO

El ciclo de vida de todo proyecto se estructura en base a tres fases principales, claramente diferenciadas, como son la planificación, la ejecución y el seguimiento y control. Esta última fase es clave a la hora de detectar y corregir desviaciones, ayudando así a la consolidación del proyecto.

• 1.Una primera fase en la que se realiza un diagnóstico, de cara a poder determinar el plan de actuación que mejor se adecue a las necesidades de la empresa.
• 2.Una segunda fase en la que se desarrolla el plan de actuación y se implementa este.
• 3.Finalmente, una fase de seguimiento y control de los proyectos implementados, a través de un plan específico de asistencia posterior a cada actuación, con el objetivo de consolidar todos los cambios y mejoras

1.Fase de planificación

La fase de planificación consta de una etapa inicial de identificación, en la que se analiza la conveniencia de desarrollar un proyecto y se formaliza la idea principal del mismo; y una fase posterior en que se definen los objetivos generales, que representan la meta que se quiere alcanzar.

En base a estos, se determinan una serie de objetivos específicos, que concretan con detalle las acciones que se deberán llevar a cabo. Todo ello debe estar ordenado en el tiempo, indicando qué resultados se espera obtener.

Es también en esta fase de planificación donde se desarrollaría un proyecto de empresa, efectuando un análisis externo para obtener información del mercado y otro análisis interno con el objetivo de adaptarse a las necesidades externas que se demandan.

Deberemos analizarlo bajo el prisma de los procesos en que aportamos valor o no al cliente

Esta fase de planificación contempla también el modelo organizativo: definición de la estructura y de los diferentes puestos, descripción de las funciones propias de cada puesto,

2.Fase de ejecución

La fase de implementación consiste en la puesta en marcha y ejecución de las acciones previstas en la planificación. Son el conjunto de tareas y actividades que suponen la realización propiamente dicha del proyecto, cuando se deben gestionar los recursos en la forma y el tiempo adecuados, con una orientación a la consecución de los objetivos establecidos.

En la planificación debemos haber definido previamente qué se va a medir, tanto en procesos o procedimientos como en resultados, qué indicadores utilizaremos, cómo lo vamos a medir, bajo qué criterios y en función de qué grados de consecución de los objetivos, entre otros parámetros.

3.El control, indispensable

La fase de seguimiento y control debe iniciarse durante el transcurso de la ejecución del proyecto y continuarla con posterioridad al mismo, de manera que permita detecta posibles problemas no contemplados inicialmente en la fase de planificación; o bien aquellos que puedan ir surgiendo mientras se va desarrollando y que inciden en el logro de los objetivos.

La redefinición de objetivos en el transcurso del proyecto a través de un proceso de control que compare los resultados obtenidos con los previstos es tan importante como la fijación de los mismos en la fase de planificación.

Vemos, por lo tanto, que el control de la gestión es un complemento indispensable de la planificación, constituyéndose como una fase importante para el éxito de un proyecto, ya que ayudará a la consolidación del mismo. Esta fase ha de comprender los procesos necesarios para realizar el seguimiento, su revisión y la monitorización del progreso del proyecto. Asimismo, el seguimiento se debe efectuar tanto en los procesos definidos como en los resultados esperados.